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Offre de migration à l’avance de FirstClass vers Office 365

o365L’offre

Cet article a pour but de vous informer au sujet de l’offre qui est faite à quelques utilisateurs d’effectuer le passage avant les autres de FirstClass à Office 365.

 

Pour qui?

Des utilisateurs (employés) qui …

  • ont lu et visionné attentivement toute la documentation offerte en lien avec la migration FirstClass – Office 365 jusqu’à maintenant
  • nous aideront à accompagner leurs collègues le 25 juin prochain
    (REAPO, des secrétaires, des directions et des enseignants qui accompagnent déjà plusieurs utilisateurs sur une base régulière)
  • sont  autonomes qui sauront migrer avec un minimum de support
    (de moi uniquement, nous sommes occupés à préparer tout ce qu’il faut pour le 25 juin)
  • sont prêts à vivre quelques irritants reliés au fait de devoir utiliser les 2 outils en même temps en fonction des tâches et des espaces collaboratifs à consulter
  • ont accès au logiciel client Outlook 2013 sur un ordinateur

 

Quand?

Il y a 3 vagues qui sont prévues et qui seront lancées avec un nombre fixe d’utilisateurs (places limitées) aux dates suivantes : 8 mai, 22 mai et 5 juin

 

Déroulement en gros

Le vendredi (5 juin)

Tech : doit démarrer de la copie de ce qui est entré (et toujours présent) dans la boîte aux lettres FirstClass de l’utilisateur entre le 20 mars et maintenant

Quelques utilisateur : doivent supprimer la règle de transfert dans Office 365 qui fait en sorte que les courriels qui y entrent (ceux envoyés à usager@o365.csvdc.qc.ca) soient redirigés vers FirstClass (usager@csvdc.qc.ca) s’il a activé cette règle dans son compte Office 365. Les REAPO étaient invités à activer cette règle lors de la dernière rencontre. Il est très important de la désactiver avant toute autre chose. (procédure au #2 de cette page)

Tous les utilisateurs : doivent configurer une règle de messagerie dans FirstClass afin de rediriger tous les courriels qui entreront dans FirstClass vers l’adresse de courriel usager@o365.csvdc.qc.ca. Cette étape est très importante, car le 25 juin, votre compte ne fera pas partie des comptes qui auront une 2e copie de leur contenus de FirstClass vers Office 365.

Ce clip vous aidera à configurer cette règle dans FirstClass

Au cours de la fin de semaine

Serveur : va continuer de copier ce qui est entré (et toujours présent) dans la boîte aux lettres FirstClass entre le 20 mars et maintenant

 

Le dimanche soir

Tech : activera le transfert officiel qui fera passer l’adresse prioritaire de votre compte d’Office 365 de usager@o365.csvdc.qc.ca à usager@csvdc.qc.ca
les courriels envoyés à usager@o365.csvdc.qc.ca vont continuer d’entrer directement dans Office 365 et ceux envoyés à usager@csvdc.qc.ca vont passer par FirstClass et grâce à votre règle de messagerie qui s’y trouve, ils seront redirigés vers Office 365 aussi. En fait, il va y avoir une copie qui va demeurer dans votre boîte aux lettres FirstClass et une copie qui ira dans Office 365. Cette règle dans votre boîte aux lettres FirstClass ne sera nécessaire que jusqu’au 25 juin. Après le 25 juin, la règle sera au chômage, car il n’y aura plus de courriel qui vont entrer dans FirstClass.

 

Le lundi matin,

outlookEn utilisant Outlook ou OWA (Outlook Web App à http://portal.office.com)

  • utilisez votre adresse @csvdc.qc.ca plutôt que @o365.csvdc.qc.ca
  • Si vous n’arrivez pas à vous connecter, changez votre mot de passe dans le site du centre d’identité et attendez 5 minutes. Vous pourrez changer votre mot de passe à nouveau à la fin de la journée au besoin afin de remettre la même chose que ce que vous aviez en utilisant le centre d’identité toujours.
  • Vous pourrez recevoir et envoyer tous vos courriels
  • Vous pourrez gérer votre agenda personnel
  • ************Vous devrez prendre soin de changer l’adresse de courriel de vos destinataires internes lorsque vous leur écrivez pour la première fois étant donné que l’annuaire dans Office 365 vous proposera par défaut l’adresse des gens de la CS qui est composée de usager@o365.csvdc.qc.ca. Vous devrez enlever la partie 0365 avant d’envoyer vos courriels, car si vous écrivez à leur adresse composée de o365, ils ne verront pas le courriel tant qu’ils n’iront pas dans Office 365. (procédure offerte dans le clip #4 de cette page)

 

logicielEn utilisant Outlook 2013 (fr), vous pourrez :

  • Faire les étapes suivantes après une première connexion avec OWA seulement
  • Configurer votre compte en utilisant usager@csvdc.qc.ca et votre mot de passe du domaine VD (procédure offerte sous forme de clip vidéo et de texte-images au #5 de cette page)
  • Importer les contacts préalablement exportés de FirstClass (procédure offerte au #6 de cette page)
  • Importer les événements préalablement exportés de votre agenda FirstClass  (procédure offerte au #7 de cette page)
  • ************Faire très attention aux courriels envoyés aux gens de la CSVDC afin de vous assurer de ne pas écrire à leur adresse @o365.csvdc.qc.ca, car ils ne verront pas ces courriels avant de migrer
  • Reconfigurer votre compte d’Office 365 partout où vous l’auriez configuré (applications mobiles par exemple) afin de passer de usager@o365.csvdc.qc.ca à usager@csvdc.qc.ca
  • Vous devriez retrouver quelques courriels en double dans votre boîte aux lettres d’Office 365 (une partie de ceux entrés au cours de la fin de semaine)

 

Vous devrez continuer à utiliser FirstClass pour

  • Consulter et écrire aux conférences,
  • Utiliser GIF
  • Consulter les agendas collaboratifs
  • Vérifier tous les 2-3 jours que ce qui s’accumule dans votre boîte aux lettres FirstClass a bien été envoyé dans Office 365. Cette vérification est nécessaire étant donné les très rares contenus qui ne passent pas de FirstClass à Office 365. Les deux seuls connus jusqu’à maintenant sont les invitations des agendas FirstClass et les documents FirstClass.

 

formulaireComment proposer mon nom?

Vous correspondez à tout ce qui est demandé et vous désirez nous aider à aider vos collègues dans quelques semaines? D’abord, un énorme MERCI!

Ensuite, répondez à ce court formulaire. Les techniciens responsables de ce passage vont communiquer avec vous s’il y a de la place pour vous dans la prochaine vague.

 

D’autres pages traitent d’Office 365 sur ce site :
aide-rapideTutoriels rapides ,  videouserTutoriels,

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