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Foire aux questions (Office 365)

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Foire aux questions

 

 

Vous trouverez dans cette page très bientôt des questions et réponses en lien avec la migration FirstClass – Office 365

Connexion

À quelle adresse sur le Web puis-je trouver la porte d’entrée d’Office 365?
portal.office.com

À quelle adresse de courriel est associé mon compte Office 365?
Élèves
: leur numéro de fiche suivi de @csvdc.qc.ca (pas nécessairement comme dans FirstClass)
Employés: même adresse que dans FirstClass (nom-dusager@csvdc.qc.ca)
Les gens qui vous écrivent à prenom.nom@csvdc.qc.ca pourront continuer de le faire si vous aviez une telle adresse, mais vous devez utiliser votre adresse courte pour vous authentifier à Office 365.

Quel est mon mot de passe?
Élèves
: même que pour le domaine VD (date de naissance au long, aaaammjj)
Employés: même que pour le domaine VD et tous les services Web modernes de la CSVDC, modifiable à partir du centre d’identité. Au besoin, consultez ce document d’aide en lien avec le centre d’identité.

Quelle est la différence entre OWA et Outlook 2013 ou 2016?
OWA (Outlook Web App), c’est une application Web qui nous offre la possibilité de gérer nos courriels, contacts et notre calendrier directement dans le navigateur Web de importe quel ordinateur moindrement récent sans devoir y installer quoi que ce soit. Ce sont les tuiles Courrier, Calendrier et Contact de l’interface Web d’Office 365 qui sont concernées par OWA.

De son côté, Outlook 2013 ou 2016, c’est un logiciel de la suite bureautique Office (incluant aussi Word, PowerPoint, Excel, OneNote, etc.). Certaines fonctionnalités avancées ne sont disponibles que dans la version logiciel d’Outlook comme le fait de rappeler des courriels. Le logiciel est aussi plus réactif que l’interface Web et ses utilisateurs sont en général plus efficaces que ceux d’OWA. Il faut quand même noter qu’il est impossible de n’utiliser que le logiciel en faisant abstraction complètement du Web qui nous offre d’autres tuiles fort importantes tel OneDrive, Sites SharePoint, Yammer, etc. Pour vous aider à effectuer la configuration de base du logiciel, consultez ce document.

Si j’utilise un ordinateur partagé, comment faire pour me déconnecter de mon compte?
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur votre avatar et sélectionnez «Se déconnecter».

Quel est le nom du serveur à inscrire dans les applications (Outlook, OneDrive, etc.) sur les appareils mobiles?
outlook.office365.com et des procédures complètes sont offertes sur cette page.

Certaines fonctionnalités d’Office 365 ne sont pas disponibles
Le premier réflexe que l’on devrait avoir lorsqu’on utilise une application Web et qu’on éprouve des difficultés, c’est d’utiliser un autre navigateur Web idéalement plus récent qui contient tout ce qu’il faut. Voici quelques navigateurs Web populaires : Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari. Pour plus d’information en lien avec les navigateurs supportés par Office 365, consultez cette page de Microsoft.

Ai-je accès de la maison comme de l’école à TOUT ce qui est dans mon compte Office 365?
Oui. Autant pour le courriel que pour les fichiers qui se trouvent dans OneDrive que pour ce que vous aurez dans les groupes Office, les groupes Yammer, les sites SharePoint, les tâches, les vidéos, etc. Vous pourrez accéder à tous ces contenus à l’aide d’un navigateur Web ou à l’aide de divers logiciels sur vos ordinateurs ou appareils mobiles personnels. En gros, si vous avez accès à Internet, vous avez accès à tous vos contenus.

Puis-je ouvrir ma boîte de réception dans une fenêtre et mon calendrier dans une autre avec OWA?
Oui. En fait, ce qui est encore plus stratégique, c’est d’ouvrir divers services d’Office 365 dans des onglets de votre navigateur Web.

 

Migration

Est-il possible que certaines conférences ne soient pas encore migrées?
Oui! Les responsables de plusieurs conférences attendent avant de migrer les contenus étant donné que ce n’est pas un groupe Office qui répondra le mieux à leurs besoins. Ces conférences à caractère moins collaboratif offrent généralement des fichiers à un grand nombre d’utilisateurs. L’outil dans Office 365 qui permettra efficacement ces publications, ce sont les sites SharePoint et ils ne sont pas encore prêts. Il faut donc continuer d’aller dans FirstClass pour retrouver ce qui est partagé dans ces conférences. La migration aura lieu assurément avant janvier 2016. Les responsables des conférences ont eu le mot d’ordre d’informer leur public directement dans les anciennes conférences s’il y a migration de la conférence.

 

Espace alloué et sécurité

Ai-je droit à beaucoup d’espace dans Office 365?
Contrairement à FirstClass qui était un espace relativement restreint (quota de 1 à 4 Go pour les courriels et les fichiers), Office 365 nous offre 50 Go pour notre Boîte aux lettres (élèves comme employés) et une quantité relativement illimitée d’espace pour nos fichiers (1 To dans OneDrive).

Est-ce que mes courriels supprimés sont conservés longtemps?
Contrairement à FirstClass qui supprimait systématiquement ce qui se trouvait dans votre corbeille après quelques jours, OWA ou Outlook ne vont jamais supprimer vos messages tant que vous n’aurez pas atteint votre quota, ce qui ne devrait pas arriver avant plusieurs années étant donné le 50 Go que nous avons.

Quelle est la taille maximale des pièces jointes?
Elle est présentement fixée à 25 Mo. Elle était illimitée dans FirstClass. Par contre, nous ne pouvions pas envoyer de pièces jointes de plus de 10, 15, 20 ou 25 Mo à l’extérieur de toute façon étant donné la limite des serveurs de courriel de nos destinataires. Avec Office 365, même si nous avons cette limite de 25 Mo, nous pouvons déposer les fichiers plus lourds dans OneDrive et n’envoyer que le lien de partage afin que notre destinataire puisse le télécharger ou le modifier directement dans notre OneDrive. Ainsi, nous pourrons travailler plus efficacement sans avoir à gérer les versions du document. OneDrive garde d’ailleurs un historique des versions en cas de besoin pour les documents collaboratifs qui sont partagés et édités par plusieurs personnes.

Mes données sont dans le nuage avec Office 365, est-ce sécuritaire?
Microsoft utilise une infrastructure en infonuagique (cloud) qui implique l’hébergement de nos données dans des centres où le niveau de sécurité est à des années-lumière de ce que nous pourrions rêver de nous offrir dans notre bien petite organisation.

 

Courriels

Est-il possible de récupérer des courriels?
Avec Outlook 2013 (impossible avec OWA), il est possible de rappeler et remplacer un courriel envoyé à un destinataire de la CSVDC. Vous trouverez le bouton rappeler dans la section Déplacer du ruban, dans le menu Action qui est visible quand on ouvre un courriel envoyé dans sa propre fenêtre. Ces deux clips vidéo vous expliquent en détail le fonctionnement du rappel.

Est-il possible de consulter l’historique d’un courriel comme comme dans FirstClass?
La réponse courte est non. Microsoft respecte la vie privée des usagers à des niveaux beaucoup plus élevés que FirstClass. En ce sens, vous pourriez demander un accusé de lecture (disponible dans la section Options du ruban de la version logicielle d’Outlook 2013-2016) avant d’envoyer un courriel, mais il faut savoir que votre destinataire aura la possibilité d’accepter ou pas que Microsoft vous donne cette information. Il se fera poser la question avant même d’ouvrir votre courriel. Cette fonctionnalité sera assurément impopulaire étant donné les faibles bénéfices et les nombreux irritants.

Comment configurer une signature avec le logo de la CS?
Ce fichier Word vous propose non seulement la démarche, mais un exemple à copier-coller afin de vous aider à réaliser votre signature rapidement.

Comment fonctionne le courrier pêle-mêle dans OWA?
Cet article de la section d’aide de Microsoft fait une excellente description de ce dossier automatisé.

Comment enregistrer un modèle de courriel dans Outlook 2013-2016?
Il faut d’abord rédiger un courriel qui contiendra tout ce qui risque d’être répétitif (expéditeur, destinataire(s), titre, partir du corps du courriel, pj, etc.) et plutôt que de l’envoyer, appuyez sur «Enregistrer» sous et sélectionnez le type de fichier «Modèle Outlook (.oft)». Finalement, sélectionner un endroit où enregistrer ce fichier et voilà, lorsque vous allez cliquer sur ce fichier, un nouveau courriel va s’ouvrir à chaque occasion.

Comment chercher efficacement nos courriels?
La recherche le prouve depuis plusieurs années, les utilisateurs qui «surclassement» leurs courriels dans de nombreux dossiers sont beaucoup moins efficaces que ceux qui classent dans seulement quelques dossiers et effectuent des recherches pour les retrouver. Cette même recherche dit qu’il ne faut  pas laisser au premier niveau de la boîte de réception les courriels reçus et traités, mais qu’il faut choisir entre seulement 3-4… maximum 7 dossiers quand on désire conserver et classer un courriel reçu. Pour bonifier vos techniques de recherche avec Outlook 2013, je vous propose ces 2 courts clips vidéo ou ce Webinaire en anglais (15 min).

Comment programmer une réponse automatique?
Avec OWA (Web), il faut aller dans la tuile Courrier, dans l’engrenage du coin supérieur droit, dans  Options, dans Courrier de la colonne de gauche, dans Traitement automatique et dans Réponses automatiques.

Contacts

Comment importer les contacts de FirstClass?
Cette démarche vous indique comment importer, en quelques clics, l’ensemble de vos contacts, mais malheureusement, c’est impossible de faire la même chose pour vos listes de diffusion.

Comment partager une liste de diffusion?
Il y a deux possibilités qui impliquent toutes deux l’utilisation d’Outlook 2013 ou 2016 plutôt qu’OWA. L’une consiste à «transférer un contact ou une liste» à titre de pièce jointe à un courriel. Un bouton qui porte ce nom se trouve dans la fenêtre des contacts et sera disponible quand vous allez sélectionner une liste ou un contact. La deuxième possibilité est de partager les contacts. À ce moment, c’est l’ensemble de vos contacts et de vos listes qui seront disponibles à une ou plusieurs personnes qui devront de leur côté effectuer une manoeuvre pour ouvrir vos contacts une première fois, mais ensuite, ça sera transparent pour eux. L’avantage de ce partage, c’est que si vous modifiez un contact, la modification sera aussi faite du côté de la personne avec qui vous avez partagé le contact.

Comment envoyer un courriel à tous les membres d’une liste de contact sauf quelques membres sans modifier la liste initiale?
Avec OWA, ouvrez la tuile «Courrier», cliquez sur «Nouveau message +» et adressez le message à une liste de contact. Dans le champ de courrier du destinataire «À», cliquez sur le symbole «+» situé à gauche du nom de la liste. Vous verrez alors la liste se déployer pour montrer tous les membres de cette liste, ce qui vous permettra d’en supprimer un ou plusieurs au besoin.

 

 

Calendrier

Comment importer les événements de votre calendrier FirstClass?
Cette démarche vous indique comment importer, en quelques clics, l’ensemble des événements qui se trouvent dans votre agenda FirstClass.

Comment réserver un local ou une ressource?
Cette démarche pour les utilisateurs d’OWA et celle-ci pour les utilisateurs d’Outlook (logiciel) vous aideront à réserver ces locaux et ressources au besoin.

Comment obtenir une vue d’ensemble des calendriers partagés?
Ça peut être le calendrier d’un local ou d’une ressource qui est partagée dans votre établissement ou ça peut être le calendrier d’une personne de notre organisation. La démarche est la même et elle est expliquée dans ce document pour ceux qui utilisent OWA et ce document pour ceux qui utilisent Outlook 2013.

Comment obtenir les jours 1 à 9 ou 1 à 10 dans notre calendrier?
Il faut suivre la même procédure que pour la question précédente en sachant que les calendriers en question se nomment 060-Jours_1-9, 060-Jours_1-10 et 060-Pedagogiques-conges.

Comment partager notre calendrier?
Il faut savoir qu’à la base, tous les calendriers de tous les utilisateurs sont partiellement partagés avec tout le monde. En fait, si vous avez inscrit un événement ou un rendez-vous à votre calendrier, les gens ont la possibilité de voir que vous avez quelque chose sans savoir quoi. Ils verront que vous êtes «Occupé». pour tout savoir au sujet du partage de votre calendrier, consultez cette section de l’aide de Microsoft.

Comment savoir le nom d’un calendrier partagé?
Que ça soit en lien avec un local ou une ressource, l’annuaire de la CSVDC pour Office 365 vous aidera à trouver rapidement les noms des calendriers partagés ou ceux des listes de contact centralisées.

 

Groupes

Comment trouver un groupe qui a été créé par une autre personne?
Entrez dans la tuile Courrier d’OWA, dans le bas de la colonne de gauche, sélectionnez «Parcourir les groupes», dans le champ de recherche en haut à gauche, inscrivez les premières lettres du groupe (souvent le numéro de l’établissement) et appuyez sur la loupe. Si le groupe est privé, vous pourrez simplement entrer en appuyant sur le nom du groupe et ensuite, sur «Rejoindre». Si le groupe est privé, vous pourrez écrire un message dans la fenêtre qui s’ouvrira afin de demander aux administrateurs du groupe de pouvoir y entrer.

Comment créer un groupe?
Dans la colonne de gauche de la section «Courrier» d’OWA, vous trouverez sous la section dossier pour vos courriels, la section des groupes qui offrira le lien «+ Créer un groupe». Vous devrez répondre à quelques questions dans la colonne de droite de l’écran dont le nom du groupe (inscrivez au tout début le numéro de votre établissement), sa description et le fait qu’il soit public ou privé (vous ne pourrez pas changer ce choix par la suite et n’oubliez pas que s’il est public, même les élèves pourront y entrer).

les originaux du groupe « Info CSVDC Employés »?
En fait, Info CSVDC Employés, ce n’est pas un groupe, mais un dossier public. Pour la majorité des gens, ça ne fait pas de différence étant donné que comme pour les groupes, vous recevez une copie des courriels dans votre boîte de réception, mais si vous désirez accéder à l’endroit où se trouve l’ensemble des communications partagées, c’est un chemin différent de celui à prendre pour rejoindre les groupes. Ce chemin pour ce dossier public de trouve dans ce document.

 

OneDrive

Comment partager des fichiers avec les parents qui ne sont pas dans Office 365?
Plutôt que d’utiliser le partage traditionnel en inscrivant leur nom, il faut utiliser la fonction Obtenir un lien qui se trouve au centre de la fenêtre de partage. Ce document explique en détail comment effectuer ce partage.

Pourquoi un partage n’est pas possible avec certaines personnes?
Si ces personnes ne sont jamais entrées dans la tuile OneDrive à partir du lanceur d’application (la gaufre dans le coin supérieur gauche sur le Web), c’est ce qui explique plusieurs problématiques. Ils ne pourront probablement pas activer les versions mobiles et logiciel des logiciels de la suite d’Office non plus.

Comment téléverser un dossier qui contient des fichiers et des dossiers dans OneDrive?
Avec l’interface Web, on peut réussir simplement à téléverser des fichiers et des dossiers avec la technique du glisser-déposer à condition d’utiliser une version récente du navigateur Chrome. Ça, c’est pour notre OneDrive. Pour le OneDrive d’un groupe, si l’on veut rapidement téléverser des dossiers, il faut plutôt utiliser le navigateur Web Internet Explorer et sélectionner le lien Télécharger au haut de la fenêtre du OneDrive du groupe pour ensuite sélectionner le lien «Ouvrir avec l’explorateur Windows. Ainsi, on obtient le contenu du OneDrive du groupe dans une fenêtre qui ressemble à une fenêtre d’un dossier sur son disque dur et on peut y glisser des dossiers qui seront ensuite télévisés dans le nuage.

 

Skype Entreprise

Est-ce possible d’envoyer des messages vocaux comme avec FirstClass?
Il n’y a pas d’enregistreuse vocale directement dans OWA ou dans Outlook à ma connaissance, mais Skype Entreprise (logiciel de la suite Office) permet ce genre de communication. Ça va prendre quelques mois avant que tous les employés soient entrés au moins une fois dans leur compte Skype Entreprise, mais à partir de ce moment, il sera vraiment intéressant de communiquer très efficacement par clavardage, par visioconférence et aussi, par messages laissés dans la messagerie vocale virtuelle de Skype Entreprise. Même si ce n’est pas à même leur courriel, les notifications de Skype sont tellement visibles que ça sera aussi bien que si c’était intégré. En gros, pour les communications entre les employés, ça sera comme si chacun avait un téléphone dans son ordinateur avec une boîte vocale intégrée.

 

Yammer

Cette démarche vous aidera à apprivoiser cet excellent outil moderne que les élèves apprécient beaucoup plus que le courriel étant donné qu’il est de leur époque et qu’il favorise le réseautage.